Dans un hôtel, les glaçons peuvent sembler être un détail.
Jusqu’au moment où il n’y en a plus.
Bar, restaurant, room service, séminaire, petit-déjeuner, événement privé, minibar ou simple demande d’un client : la glace intervient quotidiennement dans de nombreux services d’un établissement hôtelier.
Et contrairement à d’autres consommables, les besoins peuvent évoluer très rapidement en fonction de l’occupation de l’hôtel, de la météo ou des événements organisés sur place.
Alors, comment bien gérer son stock de glaçons dans un hôtel ?
Les glaçons : un petit produit présent partout dans l’hôtel
La glace ne concerne pas uniquement le bar.
Dans un établissement hôtelier, elle peut être utilisée simultanément par plusieurs services.
Au bar, elle accompagne cocktails, softs et spiritueux.
En restauration, elle peut servir au rafraîchissement des boissons ou à certaines présentations.
En room service, un client peut demander un seau de glaçons directement dans sa chambre.
Lors d’un séminaire ou d’une réception, plusieurs dizaines de bouteilles peuvent devoir être maintenues au frais.
Et lorsqu’un hôtel accueille un mariage, une soirée ou un événement professionnel, les besoins peuvent rapidement passer de quelques kilos à plusieurs dizaines, voire centaines de kilos de glace.
La difficulté n’est donc pas simplement d’avoir des glaçons.
Il faut en avoir suffisamment, au bon endroit et au bon moment.
Pourquoi les besoins en glaçons sont-ils difficiles à anticiper ?
L’activité hôtelière est rarement parfaitement linéaire.
Un établissement peut connaître une journée relativement calme, puis accueillir simultanément un séminaire, un groupe et une forte fréquentation au bar.
La météo joue également un rôle important.
Une hausse brutale des températures peut entraîner davantage de consommation de boissons fraîches, une augmentation de la fréquentation des terrasses et une utilisation plus importante des seaux à glace.
À cela viennent s’ajouter les événements exceptionnels : mariages, cocktails, privatisations, conférences ou soirées.
Résultat : un stock qui semblait largement suffisant le matin peut devenir beaucoup plus tendu quelques heures plus tard.
Machine à glaçons ou livraison : faut-il vraiment choisir ?
De nombreux hôtels sont équipés de machines à glaçons.
Elles constituent une solution intéressante pour couvrir une partie des besoins quotidiens de l’établissement.
Mais leur capacité de production reste limitée.
Une machine doit produire la glace, la stocker et renouveler progressivement son stock. Lors d’un pic important de consommation, il est donc possible de consommer plus rapidement que la machine ne produit.
C’est particulièrement vrai lors des fortes chaleurs ou des événements réunissant de nombreux participants.
La livraison de glaçons ne vient donc pas nécessairement remplacer la production sur place.
Elle peut venir la compléter.
L’enjeu consiste à disposer d’une solution capable d’absorber les pics de consommation sans surdimensionner inutilement toute l’installation de l’hôtel.
Anticiper les événements organisés dans l’hôtel
Un événement prévu plusieurs semaines à l’avance est aussi une consommation de glace qui peut être anticipée.
Prenons l’exemple d’un hôtel qui accueille un mariage de 200 personnes.
La glace pourra être nécessaire pour les cocktails, les softs, le champagne, le vin, les seaux à bouteilles ou encore certains buffets.
Si l’ensemble de ces besoins repose uniquement sur la production habituelle de l’établissement, la capacité disponible pour le bar, le restaurant et le room service peut rapidement diminuer.
L’idéal est donc d’intégrer les besoins en glace dès la préparation de l’événement.
Nombre de participants, durée, type de boissons, cocktails proposés, bouteilles à maintenir au frais, saison et température extérieure : tous ces éléments permettent d’affiner le volume nécessaire.
Glaçons et glace pilée : deux produits pour des usages différents
Tous les besoins d’un hôtel ne nécessitent pas le même type de glace.
Les glaçons sont particulièrement adaptés au service des boissons, cocktails, softs et spiritueux.
Ils peuvent également être utilisés dans les seaux à glace ou différents contenants destinés au rafraîchissement des bouteilles.
La glace pilée répond à des usages différents.
Elle peut être particulièrement intéressante pour certains cocktails, les buffets ou la présentation de produits devant être maintenus au frais.
Un hôtel peut donc avoir intérêt à prévoir plusieurs formats de glace plutôt que de gérer l’ensemble de ses besoins avec un produit unique.
Stocker correctement ses glaçons
Commander suffisamment de glace est une chose.
La conserver correctement en est une autre.
Les sacs doivent être placés rapidement dans un équipement de congélation adapté afin de limiter leur fonte et de maintenir la qualité du produit.
La gestion du stock doit également suivre une logique simple : connaître les quantités disponibles et organiser la rotation des sacs.
Dans les établissements importants, il peut être intéressant de définir clairement les stocks destinés au bar, à la restauration et aux événements.
Cette organisation évite qu’un service utilise sans le savoir la réserve prévue pour un autre.
Attention à la chaîne du froid et à l’hygiène
Les glaçons destinés à la consommation sont une denrée alimentaire.
Ils doivent donc être manipulés avec les mêmes exigences d’hygiène que les autres produits alimentaires servis aux clients.
Les équipements de stockage, bacs, pelles et machines doivent être entretenus correctement et la manipulation de la glace doit limiter les risques de contamination.
Un glaçon servi dans un verre fait partie intégrante de l’expérience du client.
Sa qualité ne doit donc pas être considérée comme secondaire.
Créer un stock de sécurité
Pour un hôtel consommant régulièrement de la glace, fonctionner en permanence avec un stock minimum peut être risqué.
Une machine en panne, une terrasse exceptionnellement remplie ou un événement plus important que prévu peuvent suffire à provoquer une rupture.
Une bonne gestion consiste donc à définir un stock de sécurité.
Ce volume doit être adapté à la taille de l’établissement, à sa consommation habituelle et au temps nécessaire pour être réapprovisionné.
L’objectif n’est pas de stocker inutilement de grandes quantités.
Il s’agit simplement de disposer d’une marge permettant d’absorber un imprévu.
Adapter les commandes à la météo et au taux d’occupation
Deux indicateurs peuvent être particulièrement utiles pour anticiper les besoins : le taux d’occupation et la météo.
Un hôtel presque complet pendant un week-end très chaud aura probablement une consommation de glace supérieure à celle d’un établissement occupé à 50 % pendant une semaine fraîche.
À cela s’ajoutent les réservations du restaurant, les événements et la fréquentation prévisionnelle du bar.
En croisant simplement ces informations, il devient possible de mieux anticiper les commandes et de limiter les situations d’urgence.
La glace devient alors un stock piloté plutôt qu’un produit que l’on commande lorsqu’il commence à manquer.
Centraliser la gestion des glaçons
Dans les établissements disposant de plusieurs services, la circulation de l’information est essentielle.
Le bar peut connaître sa consommation.
Le service événementiel connaît les réceptions à venir.
La réception connaît le taux d’occupation.
La restauration connaît ses réservations.
Mais si personne ne centralise ces informations, les besoins réels de l’hôtel peuvent être difficiles à anticiper.
Mettre en place un suivi simple des consommations et des événements permet de mieux prévoir les volumes nécessaires.
Cela peut être aussi simple qu’un contrôle régulier du stock accompagné d’un planning des événements et des prévisions d’activité.
Livraison de glaçons pour les hôtels : une solution complémentaire
Pour les établissements consommant des volumes importants, la livraison permet de transformer la gestion des glaçons en véritable approvisionnement professionnel.
Plutôt que de chercher des sacs en urgence dans plusieurs commerces, l’hôtel peut anticiper ses besoins et recevoir directement les volumes nécessaires.
Cette organisation peut répondre à plusieurs situations :
production quotidienne insuffisante, événement exceptionnel, forte occupation, période de canicule, panne temporaire d’une machine ou simplement volonté de disposer d’un stock supplémentaire.
La livraison devient alors une solution complémentaire à la production interne de l’établissement.
ICE FAMILY accompagne les professionnels de l’hôtellerie
Chez ICE FAMILY, nous travaillons avec les professionnels pour simplifier leur approvisionnement en glace.
Hôtels, restaurants, bars, traiteurs et acteurs de l’événementiel peuvent avoir des besoins très différents, mais ils partagent une même problématique : disposer de la bonne quantité de glace au moment où ils en ont besoin.
Glaçons ou glace pilée, besoin ponctuel ou récurrent, événement prévu ou renforcement du stock : l’objectif est de construire une organisation adaptée à l’activité de chaque établissement.
Parce que dans un hôtel, les glaçons sont rarement le produit auquel on pense en premier.
Mais lorsqu’ils viennent à manquer, tout le monde s’en aperçoit.